米国立公文書館がAI利用の記録扱いを整理　「AIを使っただけでは公文書にならない」

米国立公文書館・記録管理局（NARA）は8月21日付の新ガイダンスで、連邦政府機関がAI（人工知能）ツールを利用した場合、その入力や出力が自動的に「公文書（連邦記録）」になるわけではないと明確にしました。公文書かどうかは、従来どおり業務上の意思決定や政策形成に実際に使われたかで判断するとしています。

具体例として、職員が生成AIチャットボットを使って予備調査を行い、その回答内容を最終的な報告書やメモに反映しなかった場合、そのチャット履歴は原則として記録管理の対象外とされます。一方で、AIが生成した分析結果や文章を政策文書の作成に用いた場合には、公文書として保存義務が生じる可能性があります。

生成AIの普及により、官庁職員が非公式に外部サービスを使うケースが増えるなか、「どこまで記録として残す必要があるか」は実務上の大きな論点でした。今回の整理により、各省庁はAI利用ポリシーと記録管理規則をすり合わせることが求められます。透明性確保と業務効率化のバランスをどう取るか、今後の運用が注目されます。